專注核心業務免後顧之憂 (原文刊載於2005年5月8日澳門日報經濟版)
對一般大型企業，即使自我管理物流，他們亦有足夠的資源應付，“外判後勤”往往是策略性的改變或精簡架構，把非核心工作交給合作伙伴。但對於中小企，礙於人手資金所限，加上IT系統投資限制，缺乏有系統性的資訊管理，在物流管理上普遍出現以下問題：
一、庫存記錄錯誤而誤導貨品需求預測，引致缺貨或過多而導致資金積壓；
二、倉儲空間或成本缺乏彈性，對於季節性需求不能靈活調控；
三、倉儲環境或管理不善而引發的各項儲存問題，壞貨或失貨等；
四、送貨周期長而減低資金流轉度；
五、不同對點繁複的聯絡溝通工作，增加工作量或增加出錯機會。
根據一項非正式問卷調查，一般中小企在物流運作上遇到的首三項困難是IT管理系統、貨運管理、庫存管理。他們認為物流運作中最重要的環節是“庫存管理”，其次為“IT管理系統”及“資訊流通”。
改善流程提高效率
要徹底改善整個物流流程，中小企業當然可自行作流程重組，但礙於缺乏供應鏈管理知識，“外判”於第三方物流服務供應商(3PL)可以是最直接且效益較大的方法。原因是物流服務商是這方面的專才，他們的工作人員亦受過專業訓練，對各種貨品處理都有相當的知識，加上完善的配套，能夠提供全方位的服務方案。
他們的配送中心是因應不同貨品需要而設計儲貨環境，整個運作以電子系統(WMS / ERP / SCM)操作，使客戶可於網上實時的(Real-time)看到所有庫存及送貨狀況；亦因為以電子化運作，庫存量更以全自動監控，當某種貨品存量低於安全線，系統即時發出補貨通知；所有貨物進出數據都準確記錄，誤差率小於百分之一。
“外判”好處及簡單的流程改善指標參考如下：
無需投放大量的時間及資金，亦可受惠於物流服務商的電子化高效管理。
把支援性運作交由專業的物流合作伙伴，效率提高，公司便可騰出資源專注管理及進一步發展核心業務，亦無需擔心業務擴充所帶來的後勤支援能力問題。
整體物流營運成本費用由固定變成浮動並下調約百分之三十，因物流服務費用如倉儲以每立平方米(CBM)每天計算、配送亦可以月費或按活動彈性計算。
存貨量降低並穩定至合理水平，避免缺貨或積壓，提高資金流動能力。
送貨周期減至一天。
現今專業的物流服務供應商強調的是與客戶之間相互合作關係，而非單向式的純服務供應。良好的服務商一般都十分願意聽取其服務對象的業務發展計劃，從而構思在後勤支援方面的方案配合及協助，以達至互助互利的雙贏。
選擇合適物流伙伴
企業在決定是否需要外判時，首先要考慮以下這些問題：
一、公司“外判”的主要目的是甚麼？因為後勤工作不是公司之核心能力範疇？
二、“外判”為公司帶來的得益是甚麼？
三、外判整個後勤運作或者只是外判流程中的部分？
四、公司內部是否對“外判”重組所帶來的結構改變作好準備？
五、是否清楚了解在選擇物流服務商時要注意的地方？已準備好公司後勤運作的詳細資料？
六、是否清楚知道要作為成本分析的各項要素？
七、要考慮倉儲 / 人力資源 / 設備投資 / 合約等問題；
八、是否製作好整套物流流程運作手則(Standard Operation Procedure)，以供物流商了解你的物流要求？
九、是否已準備好管理與物流服務商的合作伙伴關係，以及如何監管其服務水平？
當作出“外判”的決定後，公司便開始尋找物流服務供應商。澳門從事與物流工作有關的公司數以百計，但?正“第三方物流服務”供應商卻寥寥無幾。現代物流管理概念是整合傳統工序，並配備先進的資訊科技以新的概念運作。
當中包含一連串的單元，包括倉儲、配送、庫存管理、訂單處理、客戶服務、反向物流及增?服務如包裝、標籤等。在每個單元下再分支出仔細並繁複的工序，務求把貨品從起源地(Port-of-Origin)在最短時間、以最適當數量送到最適合地方(Port-of-Consumption)，其誤差率不能高於百分之○點五。處理貨物品種的能力基本上沒有上限。
要達到這個要求，需要人與資訊科技(IT)的結合且發揮效能。符合以上所有條件者才可稱之為?正的“物流”公司。其他如運輸或搬屋公司，運作的只是整個物流鏈內其中一兩個簡單單元。
服務商和客戶關係
在選擇供應商時需要注意以下數點：
該供應商是以顧客做主導——專業的物流服務商應該是在了解客戶的後勤運作後，因應客戶各方面資源因素而提供具體的改善建議方案。
是否可靠——“物流營運”是一種資本密集(Capital Intensive)的行業，該供應商會否因不同原因而突然停止運作？
靈活性——服務及費用是否符合彈性？是否願意聆聽客戶的問題並作出相應的解決方案？
專業程度——是否有充足的知識處理客戶不同特性的產品？是否有能力降低客戶庫存量至合理水平？你的最終顧客是否滿意物流商之服務？
最後，與選定的物流商達成協議後，在運作前，雙方都必須作好準備。一般而言，正式進入全面外判運作的首三至六個月是一個非常時期，因為在正式執行時往往會遇到一些意料之外的技術性問題。所以在這階段，雙方都必須預備充足的時間及耐性作溝通及商議。
在客戶方面，必須給予服務商清晰的服務要求指引，提供相關的服務標準量度單位。服務商亦必須認?考慮客戶的要求是否?的可行，並提出雙方共識的建議。在日後的運作上，服務商與客戶間必須保持緊密的聯絡，從而使運作更具效率。
(澳門港口新物流有限公司)
